PENGURUSAN LATIHAN DAN KOMPETENSI 

                Tindakan

                                                      Nama

Disediakan:

Dr. Tuan Noorkorina Tuan Kub

Puan Ruhaiza Alias

Dr. Siti Safiah Mokhtar

 Disemak:

Prof. Dr. Aziah Daud

 Diluluskan:

Prof. Dr. Abdul Razak Sulaiman

6. PROSEDUR

Langkah

Aktiviti

Tindakan

6.1

PERANCANGAN LATIHAN

6.1.1 Kenalpasti  Keperluan Latihan dan Kompetensi

Kenalpasti keperluan dan sedia perancangan latihan/kursus/persidangan untuk staf dan justifikasi keperluan dengan mengambilkira perkara-perkara berikut:

a)       Keperluan kompetensi/kemahiran/kepakaran, nilai/sikap dalam perkhidmatan

b)      Maklumbalas dari staf

c)       Saranan/arahan pihak pengurusan

Nota: Keperluan latihan dan kompetensi boleh dilakukan sepanjang tahun.

KJ/KU/PL

6.1.2 Rancang Latihan

6.1.2.1 Rancang latihan mengikut keperluan yang telah dikenalpasti di peringkat jabatan/unit

6.1.2.2 Isi maklumat tersebut di dalam Borang Perancangan Latihan (borang permohonan semasa yang digunakan oleh PTI) (PPSP/QMS/LAT/L2).

6.1.2.3 Hantar Borang Perancangan Latihan ke Penyelaras Latihan PPSP

Nota: Proses 6.1.2 dicadangkan di buat pada setiap akhir tahun

PL

6.1.3 Mohon Kelulusan

6.1.3.1 Penyelaras Latihan PPSP mengumpul, menilai, dan senarai pendek Latihan yang diperlukan di PPSP

6.1.3.2 Penyelaras Latihan PPSP mohon perakuan dan kelulusan perancangan latihan daripada pengurusan atasan/ pihak berkaitan

PL

(PPSP)

Hantar cadangan perancangan latihan ke PTI/Dekan Pusat Pengajian Sains Perubatan atau mana-mana pihak yang berkaitan yang menyediakan peruntukan untuk latihan menggunakan Borang Perancangan Latihan (borang permohonan semasa yang digunakan oleh PTI) (PPSP/QMS/LAT/L2).

PL

6.1.4 Pelaksanaan Latihan

6.1.4.1 Penyelaras Latihan mendapat senarai latihan yang diluluskan beserta bajet

6.1.4.2 Perbincangan/makluman di peringkat sekretariat Kualiti ISO9001:2015 PPSP

6.1.4.3 Memaklumkan kepada Jabatan/unit/PIC Latihan yang diluluskan

6.1.4.4 Beri maklumbalas/hebahan kepada Jabatan/unit Latihan yang diluluskan

PL

6.1.5  Pohon untuk menghadiri Persidangan/

Latihan/Kursus

Pohon untuk menghadiri persidangan/latihan/

kursus dan mendaftar latihan yang berkaitan atau terima surat untuk hadir persidangan/latihan/kursus  sekiranya diarahkan atau dicalonkan oleh Ketua Jabatan atau Penyelaras Latihan.

Staf

6.1.6 Hadiri persidangan/latihan/kursus berkaitan.

Mohon mata CPD dan masukkan data (program, sijil penyertaan dan lain-lain) ke dalam sistem MyCPD.

Nota: Untuk kursus anjuran PTi, peserta tidak perlu memohon mata CPD di dalam sistem MyCPD.

Staf

6.1.7 Penilaian hadir kursus/latihan

Jalankan pemantauan dan penilaian staf selepas menjalani latihan untuk kursus yang dihadiri 2 hari atau lebih menggunakan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (PPSP/QMS/LAT/L3).

Nota : Isi borang keberkesanan latihan (e-survey) di dalam laman web campusonline.usm.my (untuk kursus anjuran PTi sahaja).

PL

Staf

6.1.8  Pemantauan Latihan di PTJ

6.1.8.1 Penyelaras Latihan memantau pelaksanaan / hasil / maklumbalas latihan yang telah dilaksanakan

6.1.8.2 Penyelaras Latihan mengisi Borang Pemantauan Pelaksanaan Latihan (PPSP/QMS/LAT/L4) dan Borang Pemantauan Mata CPD Staf (PPSP/QMS/LAT/L5). Borang PPSP/QMS/LAT/L5 perlu diisi setiap enam bulan (Januari – Jun dan Januari – Disember) manakala borang PPSP/QMS/LAT/L4 perlu diisi setiap hujung tahun.

6.1.8.3 Hantar Borang Pemantauan Pelaksanaan Latihan (PPSP/QMS/LAT/L4) dan Borang Pemantauan Mata CPD staf (PPSP/QMS/LAT/L5) kepada Penyelaras Latihan PPSP.

PL

Langkah

Aktiviti

Tindakan

6.2

6.2.1  PENILAIAN KOMPETENSI

Jalankan penilaian kompetensi mengikut salah satu  atau semua pendekatan berikut:

1.       Pemerhatian terus proses kerja

2.       Pemantauan rekod kerja

3.       Penilaian kebolehan menyelesaikan masalah.

4.       Sesi temuduga

KJ/KU/PL

6.2.2  Tentukan tahap kompetensi berdasarkan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPP) staf dan rekod ke dalam Borang Kompetensi Staf Akademik (PPSP/QMS/LAT/L6) dan Borang Kompetensi Staf Bukan Akademik (PPSP/QMS/LAT/L7).

Nota: Untuk Pengamal Perubatan, diwajibkan mempunyai Perakuan Amalan Tahunan (APC) yang aktif.

Jabatan/unit dinasihatkan mewujudkan rekod APC untuk staf/pelajar.

KJ/KU/PL

6.2.3 Sahkan penilaian kompetensi.

6.2.4 Lakukan pemantauan prestasi staf.

KJ/KU/PL

Staf

6.2.5 Staf yang tidak kompeten perlu diberi latihan atau tindakan susulan yang bersesuaian mengikut peraturan universiti.

KJ/KU/PL

6.2.6 Kemaskini dan simpan rekod latihan di peringkat Jabatan masing-masing.

PL

6.2.7 Semua staf mengemaskini maklumat kompetensi

1.     Staf akademik perlu mengemaskini maklumat kompetensi di dalam USM Expert dan HCMS setiap tahun

2.     Staf bukan akademik perlu mengemaskini maklumat kompetensi di dalam MyPerformance setiap tahun

KJ/KU/PL/Staf

Rekod

No Rujukan

Simpanan

Tempoh

Lokasi

Pegawai bertangung

jawab

Rekod Perancangan Latihan dan Pemantauan Latihan

PPSP/QMS/LAT/R1

7 tahun

Sekretariat kualiti

Penyelaras Latihan PPSP

Rekod Pemantauan Mata CPD

PPSP/QMS/LAT/R2

7 tahun

Sekretariat kualiti

Penyelaras Latihan PPSP

Borang Perancangan Latihan (borang permohonan semasa yang digunakan oleh PTI)  (PPSP/QMS/LAT/L2)

Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (PPSP/QMS/LAT/L3)

Borang Pemantauan Pelaksanaan Latihan (PPSP/QMS/LAT/L4)

Borang Pemantauan Mata CPD Staf (PPSP/QMS/LAT/L5)

Borang Kompetensi Staf Akademik (PPSP/QMS/LAT/L6)

Borang Kompetensi Staf Bukan Akademik (PPSP/QMS/LAT/L7)